Effektivität geht vor Effizienz

Treffen sich 2 Verkäufer abends an der Bar. Fragt der eine den anderen: „Und, wie war dein Tag?“ „Super, ich habe 2 Kunden besucht und 3 Angebote geschrieben.“ Sagt der andere: „Ja, geht mir auch so. Ich habe auch nichts verkauft!“

Diesen Witz habe ich von meinem Kollegen Dirk Kreuter. Lassen Sie sich diesen Witz mal wirklich auf der Zunge zergehen. Wie war Ihr Tag heute? Waren Sie beschäftigt oder haben Sie wirklich etwas erreicht?

Wer seine Produktivität steigern möchte, kommt um zwei wichtige Begriffe nicht umher: Effektivität und Effizienz. Doch, wofür stehen diese Begriffe genau?

Effektivität:
Tue ich die wirklich wichtigen Dinge?

Effizienz:
Tue ich die Dinge smart, mit so wenig Ressourcen wie möglich?

Um die Begriffe mit etwas Leben zu füllen, hier typische Beispiele aus dem Alltag:

Besprechungen

• Effektivität: Ist die Besprechung wirklich notwendig und ist es notwendig die Besprechung gerade jetzt durchzuführen?
• Effizienz: Wie führe ich durch die Besprechung? Nutze ich eine Vorlage für das Protokoll? Schreibe ich das Protokoll gleich während der Besprechung?

Kundentermin

• Effektivität: Ist dieser Kundenbesuch wirklich „heute“ notwendig, oder hätte es auch ein Telefonat oder ein anderer Tag getan?
• Effizienz: Wie stimme ich den Termin optimal mit dem Kunden ab, so dass sich jeder richtig vorbereiten kann?

Angebot an einen Kunden

• Effektivität: Ist dieses Angebot wirklich notwendig?
• Effizienz: Wie viel Aufwand stecke ich in die Erstellung von diesem Angebot? Wie kann ich durch Vorlagen und Textbausteine schneller werden?

Gestatten Sie mir, für alle Verkäufer da draußen, das letzte Beispiel noch etwas präziser auf den Punkt zu bringen. Immer mehr Verkäufer erstellen immer mehr Angebote, ohne wirklich mehr Umsatz zu generieren. Bei einigen habe ich sogar den Eindruck, dass Sie zu Angebotserstellern werden und immer weniger als Verkäufer agieren!

Beispiel:

Als Verkäufer erhalten Sie eine Anfrage von einem potenziellen Kunden. Wie reagieren Sie?

a. Jede Anfrage wird mit einem Angebot beantwortet. Viel hilft viel! (Glückwunsch, dann beschäftigen Sie sich sehr!)

b. Jede Anfrage wird systematisch bewertet und anschließend gibt es eine klare Entscheidung für alternativ:

1. Kein Angebot, da es keine ausreichenden Chancen auf Erfolg gibt.
2. Ein Budgetangebot (kurze E-Mail) reicht aus, da der Kunde im Moment nur seine Finanzplanung macht, die konkrete Kaufentscheidung aber noch nicht ansteht.
3. Ein Standardangebot (gibt es nur bei Nachbestellungen von bekannten Kunden). Daher fällt diese Option in diesem Fall aus.
4. Ein „Extra Meile Angebot“ wird erstellt, da Sie sich wirklich gute Chancen ausrechnen. Das Angebot erhält ein individuelles Anschreiben und Sie geben es auch persönlich beim Kunden ab!

Spüren Sie den großen Blumenstrauß der Möglichkeiten, den jeder Verkäufer tagtäglich hat? Leider nutzen ihn nur wenige und die meisten antworten auf jede Anfrage mit einem Standardangebot. Die Folge: Vielbeschäftigte Angebotsersteller!

Die Kernfrage lautet also: Wo steckt der größere Hebel? In der Effektivität oder in der Effizienz? Genau, in der Effektivität. Was nützt es, wenn Sie Ihre Hemden total genial (effizient) bügeln, wenn Sie aber eigentlich in dieser Zeit eher an einem wichtigen Kundenprojekt arbeiten sollten? Bevor Sie Dinge smart erledigen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie auch wirklich die richtigen, wichtigen Dinge tun!

Als Freiberufler lautet meine persönliche Frage zur Überprüfung der Effektivität:

Hilft mir diese Aufgabe

a)     mehr Umsatz zu generieren? oder

b)     meine Kosten zu reduzieren? oder

c)     meine Prozesse, Abläufe, mein Leben zu vereinfachen?

Genügt eine Aufgabe keiner dieser Kriterien, dann hat diese in meinem Berufsalltag nichts zu suchen! So fokussiere ich mich auf die wirklich wichtigen Dinge. Erst dann kümmere ich mich um die Effizienz, die Art und Weise, wie ich meine Aufgabe erledige.
Wie sieht es bei Ihnen aus?

Überprüfen Sie doch mal Ihre letzte Woche und Ihre Planung für die nächste Woche auf Effektivität und Effizienz.

Effektivität:

• Sind alle Tätigkeiten wirklich effektiv?
• Was werden Sie zukünftig nicht mehr machen?
• Worauf werden Sie sich zukünftig stärker fokussieren?

Effizienz:

• Welche Tätigkeiten können Sie noch effizienter gestalten?

Dieser Blogbeitrag stammt aus meinem Buch „Zeit- und Selbstmanagement“