Meine 10 wichtigsten Techniken aus dem neuen Zeitmanagement Buch

Egal ob als Freiberufler, Unternehmer oder Angestellter: das Thema der persönlichen Produktivität ist für viele von uns heute wichtiger denn je. Anfang September ist mein neues Buch zum Thema Zeitmanagement / Selbstmanagement herausbekommen und bereits nach zwei Wochen hat mir der Verlag die positive Rückmeldung gegeben, dass mehrere hundert Exemplare verkauft wurden. Herzlichen Dank an dieser Stelle an alle Leser!

Gestern habe ich eine sehr spannende Frage zum Buch hereinbekommen:

„Lieber Herr Sieck,
herzlichen Dank für Ihr neues Buch. Ich bin schon dabei, die ersten Tipps aus dem Buch umzusetzen. Gestatten Sie mir dennoch eine Frage:
Was sind für Sie persönlich die 10 wichtigsten Tipps aus dem Buch, die Ihnen geholfen haben, Ihre Produktivität in den letzten 12 Monaten noch einmal drastisch zu steigern?“

Hier meine 10 persönlichen Favoriten zum Thema Zeitmanagement / Selbstmanagement Techniken aus den letzten 12 Monaten:

1 – Ich fokussiere mich auf die B- und NICHT mehr auf die A-Aufgaben (Seite 19)

Nach Eisenhower sollen wir uns ja auf die wichtigen und dringenden Themen fokussieren. Wer das macht, bleibt immer in einem Feuerlösch-Modus. Erst als ich angefangen habe, mein Leben komplett auf die sogenannten B-Aufgaben zu fokussieren, wurde ich produktiver und gelassener! Heute konzentriere ich mich auf die wichtigen Aufgaben und erledige diese bevor sie dringend werden!

2 – „Nein“ sagen und mehr Erfolg haben (Seite 16)

Anja Förster und Peter Kreuz haben es in Ihrem Buch „NEIN“ (Buch bei amazon) sehr schön beschrieben. Wir sagen den ganzen Tag JA zu vielen Dingen und vergessen dabei, dass damit auch immer ein NEIN zu anderen Dingen einhergeht. Heute bin ich sehr radikal im NEIN sagen: Angebote gibt es nur, wenn ich auch wirklich eine Chance auf Erfolg sehe, Kundentermine werden zu einem Großteil per Skype und nicht mehr vor Ort durchgeführt, ich führe eine Not-To-Do Liste, den Facebook Suizid habe ich schon vor einem Jahr vollendet, …

3 – Aus langen To-To Listen wurde “The one thing” (Seite 26)

Das Buch “The one thing” von Gary Keller und Jay Papasan (Buch bei amazon)hat mich sehr stark zum Nachdenken gebracht. Wir alle haben heute lange To-Do Listen und verlieren uns dann am Ende doch in den eher unwichtigen Kleinigkeiten. Heute stelle ich mir in meiner Me-Time zum Start des Tages eine Frage: Was ist HEUTE die 1 Aufgabe, die dich, dein Projekt, den Kunden und damit am Ende dein Geschäft nach vorne bringt?  Dieses 1 Dinge bekommt damit meine volle Konzentration und wird auf alle Fälle heute erledigt. Alles andere muss warten!

4 – OneNote als zentrales Notizbuch (Seite 75)

Ich habe nur noch ein zentrales, digitales Notizbuch: OneNote! Es gibt keine Papiernotizen mehr und durch die OneNote App gepaart mit OfficeLense habe ich auch mobil alles immer verfügbar!

5 – Outlook: Keine Benachrichtigungen (Seite 79)

Seitdem ich im Outlook sämtlichen Benachrichtigungen ausgeschaltet habe, öffne ich Outlook heute nur noch dann, wenn ich es brauche. Früher hat mir das kleine Briefsymbol unten rechts den Befehl gegeben: „Schau doch schnell mal vorbei, es könnte ja was wichtiges sein…“.

6 – Outlook: Regeln nutzen, um den Posteingang freizuhalten (Seite 81)

Regeln im Outlook haben mir einen richtigen Produktivitätsschub gegeben. Alle CC-E-Mails, Newsletter, social media Updates, … werden heute automatisch per Regeln in den Ordner „Lesen“ verschoben. Die Konsequenz: Meine Inbox ist übersichtlich und kurz!

7 – Outlook: QuickSteps (Seite 83) und den Schnellzugriff im Microsoft-Office-Paket (Seite 66) nutzen

Es gibt zwei super Funktionen, die alle von uns schon gesehen haben, aber nur wenige nutzen. Über QuickSteps im Outlook verschiebe ich heute mit einem Klick wichtige E-Mails in die richtigen Ordner und erstelle aus eine E-Mail eine Aufgabe mit nur einem einzige Klick. Die Schnellzugriffunktion im Office-Paket spart mir für die wichtigsten Befehle und Funktionen viel Zeit, da ich diese nicht irgendwo mit mehreren Klicks in den Menübändern suchen muss.

8 – Outlook: Autotext und Textbausteinen (Seite 86) und E-Mail Vorlagen (Seite 77)

Ich spare heute immens viel Zeit, da ich konsequent Textbausteine und Outlook Vorlagen nutzen. Wann immer ein Text, eine E-Mail mehrfach genutzt werden kann, wird diese standardisiert und automatisiert!

9 – Outlook: Rückfragen einfach nachverfolgen (Seite 90)

Wann immer ich eine Frage oder Aufgabe an einen Kunden oder Geschäftspartner verschicke, nutze ich bewusst die Nachverfolgungsfunktion im Outlook. So behalte ich komplett immer den Überblick über die ausstehenden Rückmeldungen und kann auch mal einen Reminder schnell nachschieben

10 – In Besprechungen verlassen Protokolle als erstes den Raum (Seite 122)

Unklare Protokolle, die erst Tage oder Wochen nach einer Besprechung verschickt werden, führen immer wieder zu Problemen. Wenn ich ein Meeting leite, verlässt das Protokoll zu erst den Besprechungsraum. D.h., es wird noch während des Meetings geschrieben und am Ende kurz per Projektor an die Wand geworfen. Sagen alle JA zu den Ergebnissen und Aktionspunkten, geht das Protokoll per E-Mail raus und erst dann ist die Besprechung zu Ende.