Inspiriert durch das neue Buch von Stefan Frädrich „Warum Ziele Quatsch sind – und wie wir sie trotzdem erreichen“ (https://amzn.to/3IJbG5l) habe ich meine Formel für die persönliche Produktivität angepasst.
Die persönliche Produktivität ist ein Ergebnis aus:
- Sich auf die richtigen, wichtigen Dinge zu fokussieren
- Diese Aufgaben mit wenig Ressourcenaufwand zu erledigen
- Mit geistiger und körperlicher Energie dabei zu sein
- Und Ablenkungen radikal zu eliminieren
Produktivität = Effektivität x Effizienz x Energie – Ablenkung
Ich lade Sie ein, Ihre Termine, Aufgaben sowie Ihre Arbeitsweise anhand dieser Formel einmal zu überprüfen.
Effektivität – Die richtigen Dinge tun
Tun Sie wirklich die richtigen Dinge. Bei mir ist es gerade Montagmorgen 06:05 Uhr und nachdem ich mir einen kurzen Überblick über die Termine und Aufgaben des Tages verschafft habe (meine Check-In Zeit), schreibe ich als allererstes die beiden LinkedIn Beiträge, Skripte für die Youtube Videos sowie die Blogbeiträge für diese Woche. Warum? Weil diese Aufgabe meine wichtigsten Aufgabe – mein One Thing des Tages – für diesen Bürotag ist. Ich verzettele mich nicht am Morgen mit Kleinkram oder das Abarbeiten von vielen, kleinen E-Mails, sondern nutze bewusst die Ruhe und die Klarheit in meinem Kopf am Morgen für diese wichtige Aufgabe.
Wie sieht es bei Ihnen aus? Sind alle Aufgaben und Termine des Tages wirklich WICHTIG? Starten Sie mit einem klaren ONE THING des Tages, um damit relaxter durch den Tag zu gehen?
Effizienz – die Dinge smart erledigen
Hier ein paar Beispiele für eine effiziente Arbeitsweise:
- Wiederkehrende E-Mails werden nicht immer neu geschrieben, sondern Sie verwenden E-Mail Vorlagen und rufen diese z.B. über die Quicksteps im Outlook auf
- Viele Texte in E-Mails wiederholen sich. Anstatt diese immer wieder neu zu schreiben oder gar in alten E-Mails zu suchen, nutzen Sie Textbausteine (z.B. über die Autokorrekturfunktion in Word oder im Outlook)
- In Meetings nutzen Sie eine klare Agenda, umso schneller und gezielter durch den Termin zu führen
- Anstatt das Protokoll in einem Meeting erst mit Hand grob zu notieren und nach dem Termin zu schreiben, wird es sofort (noch im Termin) geschrieben und verabschiedet.
- Für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern nutzen Sie Checklisten, anstatt sich immer wieder die Frage zu stellen: Was muss noch alles beim Onboarding beachtet werden?
Energie – mit Schwung dabei!
Wenn Sie jetzt auch noch mit Lust, Laune, Kraft und einem wachen Geist die Aufgaben erledigen, sind Sie fast nicht mehr zu bremsen. Unsere Energie hängt im Kern von vier Bausteinen ab.
- Körperliche Fitness: Haben Sie diese Woche schon etwas für Ihre Kraft (Muskulatur), Ausdauer (Herz-Kreislauf) und Ihre Dehnfähigkeit getan? Mit Sport starten Sie eine positive Energiespirale!
- Ernährung: Wie gut ernähren Sie sich?
- Mindset: Diesen Punkt nenne ich auch gerne Gedankenhygiene. Wie viele negative Gedanken lassen Sie an sich heran? Schauen Sie abends um 20:00 Uhr noch schnell mal auf Ihre E-Mails? Wenn ja, beobachten Sie doch mal, was das mit Ihnen wirklich macht? Meist bearbeiten wir die E-Mails nicht wirklich, gehen dafür aber mit offenen Punkten und Gedanken ins Bett!
- Schlaf: Guter Schlaf ist immens wichtig. Kühler Raum, gute Matratze, gutes Kissen und mit leichten Magen und ohne Alkohol ins Bett.
Ablenkungen – alles was Sie abhält
In meinem Seminaren schalten wir als erstes die Benachrichtigung über neu eingegangen E-Mails im Outlook ab. Alle Teilnehmer, die diese Benachrichtigung noch aktiv hatten, berichten danach, dass sich ihre Produktivität massiv verbessert hat. Schlichter Grund: Wir lassen uns durch dieses kleine Symbol unten rechts nicht mehr triggern, um über Alt+Tab mal eben schnell ins Outlook zu schauen. Es könnte ja schließlich was wichtiges sein, was es aber in 99% der Fälle nicht ist!
Wodurch lassen Sie sich im Laufe des Tages immer wieder ablenken?
Produktivität = Effektivität x Effizienz x Energie – Ablenkung
Übrigens wird diese neue Formel auch die Grundformel für meine Seminare „Die 66 Tage Zeitmanagement Challenge“ sowie „Steigern Sie Ihre Produktivität JETZT!„.
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