Strategisches Jahresgespräch

Ein strategisches Jahresgespräch verfolgt in der Regel zwei Ziele. Zum einen geht es um einen Rückblick auf die gemeinsamen Aktivitäten der letzten 12 Monate und zum anderen sollen möglichst präzise Vereinbarungen über die zukünftige Partnerschaft vereinbart werden. Im Handel sind diese Gespräche ein fester Bestandteil. Im Investitionsgüter- und Dienstleistungsbereich hingegen, finden diese Gespräche nicht immer statt. ABER: Da ein Key Account eine hohe strategische Bedeutung für Ihr Unternehmen hat, gilt aus meiner Sicht: Bitte auf alle Fälle Jahresgespräche mit Ihren Key Accounts vereinbaren und durchführen!

Die professionelle Vorbereitung

Da Jahresgespräche einerseits gerne in PowerPoint-Folienschlachten und andererseits am Ende auch immer in Verhandlungen enden, hier eine Checkliste, wie Sie sich professionell auf so ein Gespräch vorbereiten können.

Faktensammlung letzte 12 Monate:

• Wie hat sich das Geschäft in Zahlen entwickelt?
• Was waren die 3 positiven Highlights und was waren die 3 Lowlights des Jahres?
  Ich persönliche unterscheide gerne noch einmal zwischen „Key Account“, „Wir“ und „Gemeinsam“.
  Beispiel Highlights:
  Kunde: Eröffnung vom neuen Produktionsstandort xx hat die gemeinsame Geschäftsbeziehung über ein Volumen von x€ gebracht.
  Wir: Einführung vom Produkt x erfolgte absolut termingerecht und somit konnte die Erstausstattung der neuen Kundenanlage in Shanghai komplett im Zeitplan umgesetzt werden.
  Gemeinsam: Durch die neu eingeführte, monatliche Abstimmung zwischen Einkauf und Vertrieb konnten wir gemeinsam die Abnahmeplanung noch genauer gestalten und somit die Liefertermine zu 99,8% einhalten.

Ihre Ziele und mögliche weitere Themen?

• Wie lauten Ihre 3 Top Ziele für diesen Kunden (siehe Key Account Plan) und was gilt es dementsprechend im Jahresgespräch zu thematisieren?
• Welche weiteren Themen müssen aus Ihrer Sicht beziehungsweise aus Sicht des Kunden noch im Gespräch aufgegriffen werden?

Teilnehmer:

• Wer sollte auf der Kundenseite teilnehmen, damit bezogen auf Ihre Top Ziele auch wirklich Entscheidungen getroffen werden können?
• Wer wird auf alle Fälle (ob Sie wollen oder nicht) am Gespräch auf der Kundenseite teilnehmen?
• Was wissen Sie über diese Teilnehmer? Was sind deren Interessen? Wie „ticken“ diese Ansprechpartner? Was wird vermutlich in der Ziel- / Bonusvereinbarung dieser Teilnehmer stehen?
• Wer sollte dementsprechend von Ihrer Seite an dem Gespräch teilnehmen?

Abgeleitet aus diesen ersten Punkten:

• Wie strukturieren Sie das Gespräch?
• Wie sieht die offizielle Agenda dann aus?Hinweis: Während die Gesprächsstruktur wirklich vom ersten „Guten Tag!“ bis zum „Auf Wiedersehen“ geht und in der Struktur eine rote Linie zu erkennen sein sollte, beinhaltet die Agenda lediglich die offiziellen Gliederungspunkte vom Jahresgespräch.

Abgeleitet aus der Struktur:

• Welche Unterlagen, Muster, … wollen Sie zum Termin mitnehmen?
• Wenn Sie eine Präsentation erstellen, wie strukturieren Sie diese? Achten Sie bitte hier insbesondere auf den Start und das Ende. Auch heute noch enden die meisten Präsentationen mit einem freundlichen „Vielen Dank!“. Was fehlt ist dann alternativ eine klassische Kernaussage aus Ihrer Präsentation, oder alternativ eine Aufforderung in Richtung einer Diskussion oder auch alternativ eine Frage an den Kunden.

Organisatorisch:

• Wo findet das Gespräch statt? Wie ist der Besprechungsraum technisch ausgestattet? Unterschätzen Sie bitte diesen banalen Punkt nicht, da Jahresgespräche an allen möglichen und unmöglichen Orten stattfinden. Das reicht von der Hightech Vorstandsetage bis hin zum Gespräch im Großraumbüro beim Einkäufer.
• Wann ist der ideale Zeitpunkt für das strategische Jahresgespräch? Als Trainer muss ich diese Gespräche im Sommer durchführen. Nur so kann ich sicherstellen, dass die Ergebnisse aus dem Jahresgespräch auch ins Budget des Kunden für das nächste Jahr einfließen.

Was können Sie bezüglich der Vorbereitung Ihrer Jahresgespräche noch optimieren?

Die perfekte Struktur vom strategischen Jahresgespräch

In der Praxis hat sich eine Grundstruktur bewährt, die ich im Folgenden gerne mit Ihnen teilen möchte. Gestatten Sie mir dazu noch bewusst zwischen Struktur und Agenda zu unterscheiden. Eine Agenda beschreibt die Abfolge der offiziell zu bearbeitenden Punkte. Eine Gesprächsstruktur geht darüber hinaus und begleitet Sie somit vom ersten bis zum letzten Händedruck.

Worin liegen hier die Erfolgsfaktoren?

• Beim Agendapunkt 1 (Geschäftsrückblick) sollte auf alle Fälle der Kunde starten. So können Sie in Ihren Aussagen bewusst die Brücke zu den Kundenaussagen schlagen und Sie haben es für diesen Teil selbst in der Hand, dass dieser positiv endet.
• Bei den Agendapunkten 2 (Kundengeschäftsstrategie) und 3 (Eigene Strategie) ist ebenfalls die Reihenfolge wichtig. Wieder können Sie so auf die Kundenstrategie referenzieren und Gemeinsamkeiten herausstellen.
• Bei 4 (Gemeinsame Ziele) gilt es möglichst präzise zu sein.
  Hier einige Beispiele für den Handel: Welche neuen Produkte sollen gelistet werden? Welches gemeinsames Umsatzziel wird angestrebt? Welche Zweitplatzierungen sollen durchgeführt werden?  …
• Persönlich trenne ich gerne 4 (Ziel) und 5 (Umsetzungsplan), da Sie somit sicherstellen, dass Sie über beide Themen auch sprechen und die Punkte in einer Reihenfolge bringen. Erst kommen die Ziele und dann der gemeinsame Marketing- und Aktionsplan, um die Ziele auch zu erreichen. Sehr häufig finden wir den Punkt 5 im Investitionsgüterbereich leider nicht auf der Agenda. Aber auch hier sollten wir durchaus möglichst konkrete Aktionen festlegen. Wann zum Beispiel werden welche neuen Produkte von wem getestet ….

Wie sieht Ihre Struktur und Agenda für ein strategisches Jahresgespräch aus? Wo gibt es noch weitere Optimierungsmöglichkeiten?

Dieser Blogartikel stammt aus meinem amazon Bestseller Der Key Account Manager

Zum Buch Der Key Account Manager